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5 conseils pour mieux gérer son temps de travail

mieux gérer son temps
Sirine S.
Rédigé par Sirine S.

Le temps. N’est-ce pas la denrée la plus précieuse après laquelle on a toujours l’impression de courir ? S’il convient de bien gérer son temps dans sa vie personnelle, en entreprise ou en tant que freelance, une mauvaise gestion du temps peut avoir de graves conséquences. Burn out, perte d’efficacité ou toxicité pour la vie personnelle sont autant de conséquences qui peuvent être engendrées par un manque d’optimisation du temps de travail. Voici 5 conseils pour mieux gérer son temps.

« Beaucoup travailler » n’est pas toujours synonyme de « bien travailler ». Lorsque l’on prend trop de temps pour faire peu de choses, notre affaire peut en pâtir, tourner au ralenti et nous donner l’impression de ne pas avancer. Perte de temps, d’argent, de motivation et d’ambition peuvent aussi s’ajouter. Pour faire face à ça, il convient de prendre quelques précautions.

1) Encadrer son temps de travail et faire des pauses

Lorsque l’on est son propre patron, on ne compte pas ses heures. On a tendance à travailler n’importe quand. Il faut veiller à se réserver des horaires de travail de la façon la plus précise possible. Bien-sûr, les mamans qui gèrent leurs enfants en même temps doivent faire preuve d’adaptabilité en ajustant leur planning, sans cesse. Pour les autres, il est un peu plus facile de réserver des plages horaires de travail fixes.

N’oubliez pas d’intégrer des pauses dans votre planning pour : manger, vous dégourdir les jambes, reposer vos yeux, faire un peu d’exercice, vous hydrater. Réservez aussi quelques minutes par jour au rangement de votre bureau pour y voir plus clair. Travailler à n’importe quelle heure vous fera perdre en efficacité. Votre santé et votre équilibre familial, personnel ou social pourra aussi être affecté. Il faut savoir se détacher du travail pour y revenir plus efficacement. Aussi, faire une pause dans la semaine avec un ou deux jours sans travail est indispensable. Peu importe le rythme que vous choisissez, n’oubliez pas d’en informer vos clients et vos collaborateurs afin d’établir une vraie dynamique partagée par tout le monde. Cela vous permettra de ne pas être dérangée ni préoccupée de ne pas travailler durant vos jours de repos.

2) Ajuster ses délais

Lorsque vous recevez beaucoup de demandes en même temps, vous pouvez rapidement être dépassée. Tout faire dans l’urgence peut vous amener à être inefficace car trop stressée. Pour éviter de manquer de temps et pour éviter d’avoir trop de commandes qui vous « tombent dessus » au même moment, pensez à ajuster vos délais. Si vous savez que vous êtes complète pour les deux semaines à venir, n’hésitez pas à dire que le délai que vous proposé à ce moment-là est d’un mois. Vous aurez le temps de rendre un travail correct et surtout, il vous sera possible de le rendre en avance plutôt que d’être en retard. Anticipez pour ensuite pouvoir travailler dans le calme sans bâcler.

3) Prioriser et déléguer

Pour être efficace, réalisez d’abord les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Commencez par la fin ou vouloir tout faire même temps vous fera perdre un temps précieux. Plans d’actions ou to-do lists, n’hésitez pas à noter sur papier vos objectif à court, moyen ou long terme. Le coup de surligneur une fois la tâche accomplie vous fera un bien fou.

Lorsque vous essayez de faire quelque chose qui n’est pas vraiment dans vos cordes, vous pouvez y passer beaucoup de temps pour un résultat plutôt médiocre. N’hésitez pas à sous-traiter ou à déléguer lorsque c’est possible. Qu’il s’agisse de votre comptabilité, de votre communication, de la réalisation de visuels ou de la création de votre logo par exemple, n’hésitez pas à vous rendre à l’évidence : ce n’est pas votre métier alors, laissez faire les pros ! À chacun sa spécialité. Si c’est quelque chose que vous aimeriez vraiment faire seule, prévoyez-le dans votre programme de formation. Vous vous y formerez plus tard mais pour le moment, laissez faire quelqu’un d’autre. Cela vous permettra de vous consacrer aux choses que vous seule pouvez réaliser.

4) Profiter des périodes de creux

Dans tous les domaines, il y a des périodes d’accalmie. Au lieu de vous en inquiéter, de vous en plaindre ou de vous dire « c’est mort en ce moment », voyez-les comme une opportunité. C’est le moment de préparer le retour à une période plus dynamique. Profitez-en pour faire la refonte de votre site, préparez des nouveautés, réalisez de nouveaux articles que vous dévoilerez plus tard, créez votre logo, votre blog si ce n’est pas fait. Corrigez les articles déjà présents sur votre site, les fiches produits, préparez une nouvelle stratégie pour votre communication, ou pour vos réseaux sociaux. En d’autres termes : reculez pour mieux sauter.

5) Encadrer les tâches « mangeuses de temps »

Il y a des tâches qui, très rapidement, peuvent devenir chronophages, « mangeuses de temps ». Parmi elles : consulter ses mails et ses réseaux sociaux. Répondre à ses mails, aux commentaires, aux messages privés peut se transformer en une activité qui vous prendra toute une matinée. Certes, ce sont des missions importantes mais il faut se donner des moments dans la journée pour les accomplir. À vous de choisir les moments qui vous plaisent le plus pour publier, échanger, envoyer des mails et surtout y répondre. Si c’est quelque chose qui vous prend vraiment trop de temps, essayez de faire appel à un community-manager, surtout pour les réseaux.

Pour le service-client, vous pouvez aussi informer vos clients que vous êtes disponible entre telle et telle heure afin de les conseiller, répondre à leurs questions, par messages privés, téléphone ou ce qui vous convient le plus. Faites-le à des moments précis et sachez vous arrêter lorsque vous devez passer à autre chose ou simplement finir votre journée de travail.

Et vous, vous avez des astuces à nous partager pour optimiser votre temps ou au contraire, vous avez du mal à le faire et vous aimeriez y remédier ? Dites-nous tout !

 

 

 

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A propos

Sirine S.

Sirine S.

Entre journalisme, traduction et communication, je me sens à mon aise dans ce vaste domaine qui me passionne : l'écriture. Le coeur en Amérique latine, j'aime partager ma passion et traiter de pleins d'autres sujets différents.

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