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7 clés pour savoir déléguer de façon efficace

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Sirine S.
Rédigé par Sirine S.

Déléguer : Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe ou de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie (Larousse). Dans le monde du travail, la délégation a mauvaise presse en France. Pourquoi ? Parce qu’elle est souvent associée à une sorte de désorganisation ou encore de délégation du « sale boulot », des missions pénibles ou peu intéressantes. N’en déplaise aux a priori, la délégation peut être une source d’efficacité et de rentabilité  impressionnante si elle est maîtrisée. Voici 7 clés pour bien déléguer !

Il est nécessaire de bien cerner la notion de délégation. Commençons par  distinguer délégation et sous-traitance. Sous-traiter signifie : laisser la responsabilité totale d’une tâche ou d’un domaine à une entreprise ou à une tierce personne. Par exemple, une entreprise de produits alimentaires peut sous-traiter le domaine de la communication à une agence de communication. Cette entreprise rédigera un cahier des charges et en fonction de celui-ci, l’agence de communication développera une stratégie, des visuels et des concepts avec une grande liberté sur le projet dans la mesure où il est conforme au cahier des charges. C’est l’agence de communication qui en est responsable.

La délégation est, quant à elle, différente. Elle consiste à confier à une personne ou à un groupe, une mission précise avec des consignes claires. Elle induit un partage de la responsabilité entre celle qui délègue et celle ou celles qui effectuent les missions. Il ne s’agit pas de se débarrasser des tâches contraignantes. Le but est de se libérer du temps pour pouvoir se rendre plus utile ailleurs. Il faut être stratégique pour que la tâche soit effectuée correctement par quelqu’un de compétent. La personne qui effectue la tâche doit donc disposer d’une certaine autonomie pour être motivée et efficace. Il ne s’agit pas non plus d’une simple répartition des tâches de façon totalement autonome puisqu’il y a un encadrement, un suivi, une collaboration entre la personne qui délègue et celle qui effectue la mission. Voici un petit guide, suivez les étapes !

1) Que puis-je déléguer ?

La première étape consiste à évaluer votre charge de travail de façon réaliste. Ensuite, il faut identifier ce qui peut-être délégué. Cela vous permettra d’être plus efficace et plus utile ailleurs, en réalisant une mission plus importante, plus urgente ou que vous êtes la seule à pouvoir effectuer. Il s’agit de hiérarchiser les choses qui peuvent être faites uniquement par vous-même pour identifier, ensuite, ce qui est faisable par une tierce personne. Déléguer est possible dans le monde de l’entreprise, de l’associatif mais aussi si vous avez le statut d’indépendante.

2) À qui dois-je déléguer ?

Il est indispensable de bien connaître l’équipe qui vous entoure : vos collaboratrices, vos employées ou encore vos managers. Connaître les forces et les faiblesses des unes et des autres vous permettra de savoir à qui donner telle ou telle tâche tout en sachant qu’elle sera bien effectuée. Il faut que la personne ait les compétences requises et se sente à l’aise avec la mission car elle aura de l’autorité et des responsabilités pour l’accomplir. Si elle doit gérer d’autres personnes, assurez-vous qu’elle ait des compétences managériales. Si vous travaillez en freelance, rien ne vous empêche de déléguer à une assistante ou à des professionnelles en freelance dans d’autres domaines.

3) Encadrez le projet dès le début 

Vous ne pourrez jamais obtenir les résultats escomptés si vous ne les exprimez pas clairement à votre subordonnées dès le début. Vous avez certaines exigences ? Il faut les expliciter. La personne qui délègue et la subordonnée doivent notamment s’accorder sur les points suivants :

-les étapes du processus pour réaliser la mission

-le résultat, les objectifs à atteindre

-les contraintes et les exigences pour atteindre ces objectifs

-le délai et les étapes de vérification du travail avant la deadline

-la part de responsabilité, de liberté et d’autonomie dont la subordonnée peut disposer

-toutes les autres questions qui leur semblent pertinentes et importantes

4) Déléguez astucieusement 

Il ne faut pas se débarrasser des tâches fastidieuses et ne garder que les tâches agréables. En effet, certaines de vos collaboratrices perdent toute motivation et tout intérêt pour leur travail. Il faut aussi leur proposer des tâches gratifiantes. De même, faites attention à ne pas trop déléguer en même temps. Cela contribuera à transférer le problème sur d’autres personnes qui seront rapidement dépassées. Il faut y aller pas à pas et ne pas trop en demander. Dans le même sens, prenez l’habitude de déléguer régulièrement et pas uniquement face à une situation de crise, en urgence car tout le monde sera sous l’effet du stress. Il faut anticiper pour que tout le monde ait le temps de travailler efficacement, dans un délai raisonnable.

5) Assurez le suivi de la collaboratrice 

Même si votre collaboratrice est, en partie, responsable du projet, vous l’êtes également. Vous ne devez pas la laisser à l’abandon ni la surveiller de façon exagérée. Trouvez le juste milieu, vérifiez son avancée, la qualité de son travail. Demandez-lui si elle a besoin de quelque chose. Avant de lui laisser les commandes, formez-la ou perfectionnez-la si c’est nécessaire. Si vous décidez de déléguer, vous devez apprendre à faire confiance et à responsabiliser votre subordonnée. Le résultat n’en sera que meilleur car pour être motivé et rigoureux, l’être humain a besoin de sentir qu’on le sait capable de réaliser ce qui lui est demandé. Certes, vous déléguez, en partie, l’autorité ; mais le contrôle vous appartient. Vous pouvez donc suivre le travail de votre collaboratrice en lui demandant de vous envoyer un compte-rendu  hebdomadaire ou quotidien de ses actions, en fonction de la nature du travail demandé. Aussi, si tout ne fonctionne pas comme prévu, faites le point avec elle. Si vous réalisez que les délais étaient mal évalués ou que le processus était mal organisé, discutez-en en privé afin de revoir votre organisation, ensemble. Les collaboratrices sont des sources de bonnes idées incroyables. Soyez à l’écoute.

6) Faites un bilan

Comme dans tout projet, personnel ou professionnel, dresser un bilan est indispensable. À la fin, évaluez avec votre collaboratrice, ce qui a bien fonctionné et ce qui est à améliorer. Avant de rejeter la faute sur autrui, demandez-vous si vos ordres étaient clairs, si vous avez laissé assez de temps à votre équipe, si vous lui avez fourni tous les outils nécessaires, etc. Vous procéderez donc à un bilan avec la collaboratrice puis, à une autocritique. Vous n’avez pas réussi à déléguer avec succès ? Pas de panique ! On apprend de ses erreurs et cette expérience est une opportunité pour s’améliorer.

7) Incitez à déléguer

Vous avez aimé déléguer ? Vous pouvez également inciter les managers ou même les professionnelles avec qui vous travaillez en synergie, à le faire. Suivez l’évolution de leur travail et apprenez à faire confiance ! Vous pourrez avoir une structure bien organisée où les tâches sont attribuées aux personnes compétentes. De plus, varier la nature des missions évite l’ennui et permet d’être boostée à nouveau !

 

Et vous, quelles sont les tâches que vous préférez déléguer ? Quelles sont celles que vous ne pouvez pas déléguer ? Dites-nous tout !

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A propos

Sirine S.

Sirine S.

Entre journalisme, traduction et communication, je me sens à mon aise dans ce vaste domaine qui me passionne : l’écriture. Le coeur en Amérique latine, j’aime partager ma passion et traiter de pleins d’autres sujets différents.

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